La pandemia del COVID-19 obligó a las empresas a cerrar sus puertas en 2020 y a adaptarse a las
modalidades del trabajo remoto. Muchas empresas reportaron niveles sorprendentemente más altos
de productividad y rentabilidad, de modo que la economía del nuevo paradigma ha sido favorable.
Sin embargo, hoy en día, cuando es evidente que los horarios de trabajo híbridos llegaron para
quedarse, las compañías necesitan ayuda para mantener los mismos niveles de eficiencia mientras
se dan los efectos secundarios del entorno de trabajo virtual. Además, navegar por estos entornos
únicos con sus colaboradores en diferentes ubicaciones requiere que la alta gerencia aprenda y
practique nuevas habilidades para mantener a todos conectados, comprometidos y con energía.
La alta gerencia debe recordar que sus oficinas son más que simples edificios físicos donde los
empleados van a trabajar y ser productivos. ¡El trabajo no es un lugar al cual van las personas!
Podemos decir que las oficinas son centros de actividad que viven y respiran, donde los miembros
del equipo tienen la oportunidad de conectarse, colaborar y trabajar juntos para lograr metas y
objetivos compartidos que forman la cultura única de cada empresa.
Por su naturaleza, las modalidades de trabajo híbrido pueden crear oportunidades perdidas para los
miembros del equipo que no están en la oficina durante los mismos días. La separación física les
priva de ir al espacio físico para ponerse al día y construir conexiones sociales necesarias para que
se desarrollen relaciones de confianza. En consecuencia, cada interacción entre los miembros del
equipo virtual requiere un mayor grado de intención, preparación y enfoque.
Los siguientes son algunos enfoques a considerar para contrarrestar una cultura empresarial
disminuida como resultado de la falta de interacción espontánea y la ausencia de miembros del
equipo que trabajen juntos en la oficina.
Prepárate.
Las reuniones virtuales rara vez son espontáneas. A diferencia de los encuentros accidentales con colaboradores en el pasillo o en las áreas comunes, estas reuniones exigen una planificación avanzada para coordinar los horarios entre los asistentes. Si se preparan con anticipación, puede demostrarles a los participantes que su tiempo es respetado y se reconoce la importancia de dichas llamadas. Por ejemplo, antes de la reunión, puedes dedicar tiempo a investigar, utilizar software de gestión de proyectos, preparar y practicar tu presentación, resumir los mensajes clave y revisar tus intenciones de comunicarse con tus compañeros de trabajo.
Ten presencia.
Herramientas como Zoom facilitan a los colaboradores alejarse o perder atención en reuniones virtuales, por ejemplo, escribir en sus teclados o alejarse de la cámara para hablar con alguien fuera de la pantalla. Estos comportamientos transmiten a los participantes de la reunión que ese encuentro en particular no es importante y que su tiempo se puede emplear mejor en otras tareas. Para evitar esto, sé directo en tus palabras y acciones, presta mucha atención a tus comportamientos no verbales y señales que podrían malinterpretarse en una videollamada en vez de una reunión cara a cara.
Genera confianza y sentido de comunidad.
Los horarios de trabajo híbrido poseen niveles más altos de independencia y autonomía, lo que puede ser un arma de doble filo para todos los miembros del equipo. Si bien es esencial alentarlos a ser autosuficientes, deben ser cuidadosos para evitar el refrán «fuera de la vista, fuera de la mente». Se debe alentar a los miembros del equipo a comunicarse y conectarse con sus compañeros de equipo con regularidad, bien sea para actualizar el estatus del trabajo, hacer sesiones de preguntas, compartir buenas noticias o celebrar los logros de los demás. Se debe fomentar la comunicación abierta y transparente entre el equipo a través de controles regulares, reuniones por video y otras formas de comunicación. Haz que sea fácil para ellos compartir ideas y comentarios.
Los líderes también deben esforzarse por fomentar un entorno en el que cada miembro del equipo se sienta conectado y valorado. Una forma de lograrlo es dedicar tiempo durante cada reunión virtual para ponerse al día con temas de índole más personal: preguntar sobre planes de vacaciones, hacer un seguimiento después de unas días de descanso recientes o preguntar cómo le está yendo a cada persona. Se debe tener especial atención en evitar que todas las interacciones del equipo sean transaccionales; después de todo, las relaciones de confianza se basan en mucho más que cumplir tareas.
Sé consciente de las necesidades y metas de los demás.
Los líderes influyentes saben que cada miembro del equipo es único, con diferentes personalidades, fortalezas, debilidades y motivaciones. Esto requiere que te tomes el tiempo para conocer a tus compañeros de equipo, personal y profesionalmente, para confirmar de que tengan la información que necesitan para hacer avanzar un proyecto y lograr sus propios éxitos profesionales y personales. Además, comunica las expectativas y los objetivos, asegurándote de que los miembros remotos del equipo entiendan lo que se espera de ellos y cómo su trabajo se ajusta a los objetivos generales de la empresa.
Ofrece a tu equipo las herramientas que necesita para lograr el éxito.
Los líderes no solo deben cerciorarse de que los compañeros tengan las herramientas físicas que necesitan para ser productivos, sino que también deben tomarse el tiempo para supervisarlos e identificar otras áreas en las que puedan necesitar apoyo. Esto implica abordar las inquietudes de los miembros del equipo sobre un proyecto específico, un problema del cliente o incluso las habilidades que desean perfeccionar para avanzar en sus carreras. Por otro lado, siempre es bueno cultivar una cultura que reconozca y recompense a los miembros del equipo por sus contribuciones y trabajo duro. Finalmente, se debe fomentar un equilibrio positivo entre el trabajo y la vida. Establece límites a las horas de trabajo y asegúrate de que tu equipo atienda su bienestar físico y mental al ofrecer descansos y tiempo libre cuando sea necesario.
Tómate un tiempo para las conexiones cara a cara.
A pesar de la flexibilidad y otros beneficios que pueden venir con los horarios de trabajo híbrido, el hecho es que las interacciones humanas cara a cara son las que permiten crear la cultura y construir las relaciones. Por ejemplo, los nuevos miembros de tu equipo solo experimentarán la cultura de la empresa cuando interactúen con otros colaboradores en la oficina.
En lugar de intentar que todo el equipo esté en la oficina al mismo tiempo en la misma fecha, anímalo a coordinar sus horarios para aprovechar la tecnología y los recursos superiores de la oficina para realizar su trabajo de manera más eficiente. Haz acogedora tu oficina y promueve el compañerismo a través de actividades pensadas en los colaboradores. Asimismo, ten disponible al equipo directivo durante la presencia del máximo número de personas en la oficina. Finalmente, considera los beneficios extraordinarios de la conexión que puedes crear al organizar reuniones de colaboradores para eventos sociales, capacitación técnica, capacitación profesional o sesiones de compañerismo.
Esfuérzate para inculcar la cultura empresarial.
Si existe la percepción de que la cultura empresarial se está debilitando, se deben redoblar los esfuerzos para apoyarla y reconstruirla. El tono en la parte superior de una empresa es crucial para preservar su cultura. En otras palabras: la cultura de las grandes organizaciones siempre calienta a quienes están fuera de la fogata.
Asegúrate de comunicarte abiertamente al compartir actualizaciones y el progreso de la empresa con todo el equipo. Sé claro al transmitir la visión, la misión y los valores fundamentales de tu empresa, y reitera constantemente que esta cultura está integrada con esos principios. Promueve el liderazgo y motiva al personal para buscar oportunidades y asumir riesgos. Promueve la capacitación, las herramientas y los recursos necesarios para superar desafíos, probar cosas nuevas y ayudarlos a lograr el éxito.
Contenido traducido y adaptado por el Equipo TSI del artículo original